「誰がやるんだっけ？」「やったっけ？」をなくすために、作業を一覧にして、担当と期限を見えるようにします。紙でもスプレッドシートでもできる、簡単なやり方を案内します。

さとる

会議で「じゃあ誰かお願いね」で終わると、だいたい誰もやらないか、いつもの人がやるんだよね。

こんなときに

なぜやるの？

活動の仕事は、ひとつひとつは小さくても、数が多くなります。頭の中だけで覚えていると、忘れたり、特定の人に仕事が集まったりします。

作業を書き出して、誰が、いつまでに、何をするかを見えるようにすると、仕事を分けやすくなります。手が空いている人が「これならできる」と手を挙げやすくなるのも、大事な効果です。

道具を決める

道具は、メンバーが無理なく見られるものを選びます。

最初はスプレッドシートか紙で十分です。

作業を書き出す

イベントや活動ごとに、必要な作業を全部書き出します。大きな作業は「会場を予約する」「チラシの文章を書く」くらいまで細かくします。
表にする

次のような列の表を作ります。

作業担当期限状態メモ
会場を予約する Aさん 9/10 済第2会議室
チラシの文章を書く Bさん 9/15 途中
申込フォームを作る（未定） 9/20 まだ
担当と期限を決める

会議で、担当と期限を一つずつ決めます。担当は1つの作業に1人にします。2人で手伝う場合も、まとめ役を1人決めます。担当が決まらない作業は「未定」のまま表に残し、見えるようにしておきます。
定期的に確認する

会議の最初に、表を見ながら「状態」を更新します。遅れている作業は、責めるのではなく、手伝える人がいないかを話し合います。
終わったら、次のために残す

イベントが終わったら、表をそのまま保存します。次に同じイベントをやるとき、作業の一覧がゼロから作らなくて済みます。これが、そのままチェックリストの元になります。

ポイント