代表者の個人アカウントではなく、団体のためのGoogleアカウントを作ります。名前の付け方、パスワードの管理、誰が持つか、引き継ぎまでを案内します。

版 1.0更新 2026.10.03公式情報の確認 2026.10.03改善の提案を受付中

さとる

代表の人の個人アカウントで全部やっていると、代表が交代したときに、フォームも写真も一緒に持っていかれちゃうんだ。最初に団体用を一つ作っておくと、あとがずっと楽だよ。

こんなときに

なぜやるの？

Googleのサービスでは、ファイルやフォームは作った人のアカウントの持ち物になります。個人アカウントで作ると、その人が活動を離れたときに、データの扱いが難しくなります。

団体用のアカウントがあれば、大事なファイルの持ち主を「団体」にしておけます。人が入れ替わっても、団体の資料は団体に残ります。外部とのやりとりにも、個人の連絡先ではなく団体のアドレスを使えます。

先に決めておくこと

アカウントを作る

Googleアカウントの作成画面から、新しいアカウントを作ります。用途を聞かれたら、自分用ではなく、仕事やビジネスの管理用を選ぶと、団体で使う前提の案内になります。
名前とアドレスを決める

表示名は団体名にします。アドレスは、団体名から推測しやすく、長すぎないものにします。あとから変えにくいので、メンバーと相談して決めましょう。
2段階認証を設定する

パスワードのほかに、スマホなどで確認する設定です。乗っ取りを防ぐために、最初に設定しておきます。確認に使うスマホが1台だけだと、その人がいないと入れなくなるので、予備の確認方法も登録します。
管理の記録を残す

誰が管理しているか、確認に使う電話番号は誰のものか、いつ作ったかを、引き継ぎ用のメモに書いておきます。パスワードそのものは、このメモには書きません。
団体のファイルの置き場所にする

これから作るフォームや資料は、このアカウントで作るか、このアカウントのドライブに置きます。くわしくはGoogle Driveを整えるを見てください。

NPO法人などの場合：Googleには非営利団体向けのプログラム（Google for Nonprofits）があり、条件を満たすと団体向けの機能を無料で使えることがあります。日本では、NPO法人や公益法人などの法人格が対象で、任意団体は対象外です。条件は変わることがあるので、公式の情報を確認してください
個人のアカウントとは分ける：団体用アカウントで、個人の買い物やSNSに登録しないようにします

ポイント