Google Driveを整える
団体の資料が個人のパソコンやスマホに散らばっている状態から、誰でも探せるGoogle Driveのフォルダに整えます。フォルダの分け方、共有の範囲、ファイル名のルールを案内します。
さとる「あの資料、どこだっけ？」で会議の最初の10分が消える。そんな団体は多いんだ。置き場所を一つ決めるだけで、だいぶ変わるよ。
こんなときに
- 資料が、代表者のパソコンや、メンバーそれぞれのスマホに散らばっている
- 去年のチラシや報告書を探すのに時間がかかる
- 「最新版」がどれかわからない
- 担当が交代したら、資料も一緒に消えてしまった
なぜやるの？
活動の資料は、団体の財産です。去年の企画書や名簿、写真は、次の活動を考えるときの大事な手がかりになります。
置き場所がばらばらだと、探す時間がかかるだけでなく、担当者がいなくなったときに資料も失われます。みんなが同じ場所を見られるようにしておけば、新しく入った人も、自分で資料を探して手伝えるようになります。
始める前に
用意するもの
- 団体用のGoogleアカウント（まだなら団体用Googleアカウントを作る）
- いまある資料の、だいたいの一覧
知っておくこと
- 無料のGoogleアカウントでは、ファイルは作った人の持ち物になります。団体用アカウントのドライブに「団体のフォルダ」を作り、メンバーに共有する形にすると、持ち主を団体にそろえやすくなります
- 「共有ドライブ」という、ファイルをチームの持ち物にできる機能は、有料のGoogle Workspace（非営利団体向けプログラムを含む）で使えます
実際にやってみる
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一番上のフォルダを作る
団体用アカウントのドライブに、団体名のフォルダを1つ作ります。団体の資料は、すべてこの中に入れるのが基本のルールです。
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中のフォルダを分ける
最初は分けすぎないのがコツです。たとえば次のような分け方なら、ほとんどの資料が入ります。
フォルダ 入れるもの 00_団体の基本 会則、名簿、口座の情報、ロゴ 01_会議 議事録、会議資料 02_活動 年度やイベントごとのフォルダ 03_お金 予算、収支の記録、領収書の写真 04_広報 チラシ、写真、SNSの素材 99_保管 使い終わった古い資料 先頭に番号を付けると、並び順が固定されて探しやすくなります。
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ファイル名のルールを決める
「日付_内容_版」の形にそろえると、新しい順に並び、最新版もわかります。例：
2026-10-03_秋祭り企画書_v2。「最新」「最終」という言葉は、すぐに最新ではなくなるので使わないようにします。 -
共有する範囲を決める
一番上のフォルダを、メンバーに共有します。編集できる人と、見るだけの人を分けます。名簿や口座など、限られた人だけが見るべき資料は、別のフォルダにして共有の範囲をしぼります。
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いまある資料を移す
全部を一度に移さなくても大丈夫です。まずは「今年使うもの」から移し、古いものは見つけたときに移していきます。個人のドライブにある資料は、団体のフォルダに移すか、持ち主を団体用アカウントに譲ります。
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ルールをメンバーに伝える
フォルダの分け方とファイル名のルールを、1枚のメモにして一番上のフォルダに置きます。新しく入った人にも、最初にこのメモを見てもらいます。
続けるコツ
- 年に1回、整理する日を決める：年度の終わりに、使わない資料を「99_保管」に移します
- ルールを細かくしすぎない：守れないルールは、すぐに崩れます。迷ったら「とりあえずここ」という場所を1つ作っておくのも手です
- 写真や資料が増えてきたら、資料を整理するも参考にしてください
ポイント
- 団体の資料は、団体用アカウントのフォルダ1か所にまとめる
- フォルダは分けすぎず、番号を付けて並び順を固定する
- ファイル名は「日付_内容_版」でそろえ、「最新」「最終」は使わない
- 名簿や口座の情報は、共有の範囲をしぼる