メンバー間で情報共有する

連絡を種類で分ける

情報は、だいたい次の4つに分けられます。

「決まったこと」の置き場所を1つにする

いちばん流れて困るのは「決まったこと」です。決まったことは、必ず議事録か、決定事項のメモに書く、と決めます。グループLINEには「議事録を更新しました」とリンクだけを流します。

グループLINEの使い方を決める

たとえば「お知らせ用」と「相談・雑談用」でグループを分ける、大事な連絡にはノート機能を使う、などです。全部を守るのは難しいので、ルールは2〜3個にしぼります。

デジタルが苦手な人への届け方を決める

アプリを使っていない人には、電話や紙で伝える担当を決めておきます。全員を同じ道具に合わせる必要はありません。目的は、全員に届くことです。

月に1回、ずれを確認する

会議の最後に「伝わっていなかったことはなかったか」を聞く時間を少しとります。うまくいっていないところだけ、やり方を直します。