会議を進める

議題を前もって知らせる

会議の数日前に、議題の一覧を参加者に送ります。議題ごとに「報告」「相談」「決める」のどれかを書いておくと、参加者も準備ができます。

最初に、今日のゴールを確認する

進行役が「今日はこの2つを決めて、この1つは意見を出し合います」と最初に伝えます。ゴールがわかると、話がそれたときに戻しやすくなります。

報告は短く、資料は先に

報告は、資料を事前に読んでもらい、会議では質問だけにすると時間が大きく減ります。

全員が話せるようにする

相談の議題では、進行役が一人ずつ順番に意見を聞きます。付せんに書いてもらうと、話すのが苦手な人も意見を出しやすくなります。進行役は、自分の意見を言うより、みんなの意見を引き出すことに集中します。

決まったことと、担当を確認して終わる

終わる前の5分で、記録係が「決まったこと」「誰が、いつまでに、何をするか」を読み上げます。ずれていたら、その場で直します。

記録を共有する

会議の記録を、その日のうちか翌日までに共有します。くわしくは議事録を残すを見てください。