AIで議事録を作る
会議の録音を文字にし、AIに整理してもらい、人が確認して共有するまでの流れを案内します。録音の許可、個人情報の扱い、AIに任せてよいところと人が見るところを分けて説明します。
さとる議事録づくりで浮いた時間は、もっと仕事をするためじゃなくて、地域の人と話したり、早く帰って休んだりするために使ってほしいんだ。
こんなときに
- 議事録を書くのに、会議と同じくらいの時間がかかっている
- 記録係が話し合いに参加できない
- 議事録が、いつも同じ人の負担になっている
- 議事録が後回しになり、結局作られないことがある
なぜやるの？
議事録は大切ですが、書くのに時間がかかります。記録係はメモを取るのに精一杯で、自分の意見を言えないこともあります。
AIを使うと、録音から議事録の下書きを作るところまでを短くできます。記録係も話し合いに参加しやすくなります。
ただし、AIの下書きには間違いが入ることがあります。決まったことや数字、名前は、必ず人が確認します。AIは「書く手間を減らす道具」で、「中身に責任を持つ人」の代わりではありません。
始める前に
用意するもの
- 録音できるもの（スマホの録音アプリ、オンライン会議の録画・文字起こし機能など）
- 文字起こしの機能（録音アプリやオンライン会議に付いているもの、または文字起こしのサービス）
- 生成AIのサービス（文章を整理してくれるAI）
先に決めておくこと
- 会議を録音することを、参加者全員に伝えて了承をもらう
- 録音と文字起こしのデータを、いつ消すか
- どのAIサービスを使うか（団体として使ってよいものを決めておく）
実際にやってみる
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会議を録音する
会議の最初に「議事録のために録音します。議事録ができたら録音は消します」と伝えてから録音を始めます。話す人がマイクから遠いと文字起こしの精度が下がるので、机の真ん中に置きます。
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文字にする
録音アプリやオンライン会議の機能で、録音を文字にします。この段階の文字は、聞き間違いや、誰が話したかの間違いがたくさん含まれていて大丈夫です。
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AIに整理してもらう
文字起こしの文章から、名前や個人の事情を必要に応じて置きかえたうえで、AIに整理をお願いします。お願いの文章の例です。
次は地域団体の会議の文字起こしです。議事録の下書きを作ってください。 ・「決まったこと」「話し合ったこと」「次までにやること（担当と期限）」に分けてください。 ・発言をそのまま並べるのではなく、要点を短くまとめてください。 ・文字起こしからわからないことは、推測で書かずに「（要確認）」と書いてください。
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人が確認する
記録係か進行役が、下書きを読みます。特に次の点を確認します。
- 決まったことが、実際の決定と合っているか
- 担当と期限が正しいか
- 日付、金額、人数などの数字
- 発言の意味が、言った人の意図と違っていないか
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みんなが見られる場所に保存する
確認した議事録を、団体の共有フォルダに保存し、メンバーに知らせます。録音と文字起こしのデータは、決めておいたタイミングで消します。
慣れてきたら
- うまくいったお願いの文章を、団体のメモに保存しておくと、次から誰でも同じ形で作れます
- 議事録の形をそろえたいときは、前回の議事録を見本としてAIに渡すと、形が近くなります
- 議事録の基本的な書き方は議事録を残すを見てください
ポイント
- AIで、録音から議事録の下書きを作るまでを短くできる
- 録音することは、参加者全員に伝えて了承をもらう
- 個人が特定される情報は入力しないか、置きかえてから入力する
- 決まったこと・担当・数字は、必ず人が確認してから共有する