資料を整理する

残すものの基準を決める

資料を、残し方で3つに分けます。

領収書など、保管の期間が決まっているものは、団体の形や助成元のルールに合わせます。

最新版だけを残す

同じ資料の古い版がたくさんある場合は、最後の版だけを残し、古い版は「保管」フォルダに移すか消します。

写真をしぼる

イベントごとに、報告や広報で使えそうな写真を10〜20枚選び、「選んだ写真」のフォルダに入れます。ほかの写真は、まとめて保管用のフォルダに移します。写真に写っている人の許可の有無も、わかるようにしておくと安心です。

紙の資料は、写真かスキャンで残す

紙でしか残っていない大事な資料は、スマホのスキャンアプリなどで読み取ってデータにします。紙の原本を残すかどうかは、資料ごとに決めます。

整理したことを記録する

いつ、誰が、何を整理したかを、短いメモで残しておきます。次の整理のときの目安になります。