こんなときに

なぜやるの？

活動は、人が入れ替わりながら続いていきます。引き継ぎがうまくいけば、次の人は前の人の経験の上から始められます。

引き継ぎがうまくいかないと、次の人は手探りで同じ苦労をくり返し、前の人も活動から離れきれません。どちらにとっても負担が大きく、活動が止まるきっかけにもなります。

引き継ぎは、交代のときだけの作業ではありません。ふだんから「自分しか知らないこと」を減らしておくことが、いちばんの引き継ぎ準備です。

時期を決める

交代の直前ではなく、数か月前から始めます。前の人と次の人が、一緒に動ける期間があると安心です。

引き継ぐものを書き出す

次のような項目に分けて書き出します。

分類	引き継ぐもの
仕事	年間の仕事の流れ、毎月やること、やり方のメモ
情報	資料の置き場所、会則、議事録、名簿の場所
お金	口座、通帳と印鑑の保管場所、会計の記録、未払い・未収のお金
アカウント	団体のメール、SNS、各サービスのログイン情報の管理方法
人とのつながり	会場の担当者、協力団体、行政の窓口、地域の関係者
進行中のこと	申請中の助成金、予約済みの会場、約束していること

一緒にやって、見せる

メモを渡すだけでは伝わらないことがたくさんあります。交代前の期間に、次の人と一緒に仕事をして、やり方を見せます。次は次の人がやり、前の人が見守ります。
アカウントとお金の名義を移す

ログイン情報の管理者、口座の名義、各サービスの登録者などを、次の人に切り替えます。個人の名前で登録しているものがあれば、この機会に団体の名義に移します。
人とのつながりを紹介する

会場の担当者や協力団体など、大事な相手には、前の人と次の人で一緒にあいさつに行きます。名前と連絡先の一覧だけより、ずっとスムーズになります。
交代後も、相談できる期間を決める

交代後しばらくは、前の人に相談できる期間を決めておきます。期限を決めておくと、前の人も安心して離れられます。
引き継ぎのメモを残す

使った引き継ぎの一覧は、団体のフォルダに保存します。次の交代のとき、この一覧がそのまま役に立ちます。

ポイント