活動報告書を作る
1年間やイベントの活動を、会員、協力してくれた人、助成元に伝える報告書にまとめます。載せる項目、数字と声の使い方、写真の扱い、書く負担を減らす工夫を案内します。
さとる報告書は、お金を出してくれた人への説明でもあるけど、何より「自分たちがやってきたこと」を形に残すものなんだ。読み返すと、けっこう元気が出るよ。
こんなときに
- 総会で、1年間の活動を報告する
- 助成金の実績報告書を出す必要がある
- 協力してくれた人や地域の人に、活動の成果を伝えたい
- 来年の担当に、今年の活動を伝えたい
なぜやるの？
活動報告は、会費や寄付、助成金、協力をしてくれた人への説明です。きちんと報告されると、また応援しようと思ってもらえます。
それだけではありません。報告書は、団体が何をしてきたかの記録になります。担当が変わっても、報告書を読めば団体の歩みがわかります。
始める前に
集めておくもの
- 活動ごとの日時・場所・参加人数
- アンケートの結果や、参加者の声
- 会計の記録（会計を管理する）
- 写真（載せてよい許可があるもの）
- 振り返りの記録
助成金の報告の場合は、助成元が決めた様式と、書く項目を最初に確認します。
実際にやってみる
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載せる項目を決める
総会向けの報告書なら、次の項目がよく使われます。
項目 書くこと はじめに 1年間をふり返った、代表のひとこと 活動の目的 団体が何のために活動しているか 活動の一覧 日時、内容、参加人数 主な活動の様子 写真と、参加者の声 成果と課題 うまくいったこと、まだできていないこと 会計報告 収入と支出のまとめ 来年に向けて 次の年に取り組むこと 協力してくれた人へのお礼 団体、個人、助成元 -
活動の一覧を表にする
日時、内容、参加人数を表にまとめます。ふだんから参加者の記録を残していれば、ここはすぐに作れます。
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数字と声を組み合わせる
「参加者は延べ120人でした」という数字に、「家だと一人だったけど、ここなら友だちと勉強できた」という参加者の声を添えると、活動の意味が伝わります。
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成果と課題を正直に書く
うまくいかなかったことも書きます。課題を正直に書いてあると、読む人の信頼につながり、来年の改善点も明確になります。
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ほかの人に読んでもらう
数字の間違い、写真の許可、個人が特定される情報がないかを、別の人に確認してもらいます。
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配って、保存する
会員や協力者に配り、団体のフォルダにも保存します。ホームページやSNSで公開する場合は、公開してよい内容かをもう一度確かめます。
書く負担を減らすには
- 活動のたびに「日時・内容・人数・写真1枚・声1つ」を記録しておくと、年度末にまとめるだけで済みます
- 文章の下書きは、AIに手伝ってもらうこともできます（AIで文章づくりを手伝ってもらう）
ポイント
- 報告書は、応援してくれた人への説明であり、団体の歩みの記録
- 活動の一覧、様子、成果と課題、会計、来年に向けて、をまとめる
- 数字に参加者の声を添えると、活動の意味が伝わる
- うまくいかなかったことも正直に書く