会計を管理する
小さな団体のお金の出入りを、誰が見てもわかる形で記録します。収支管理表のつけ方、領収書の保管、現金の扱い、会計報告と監査の流れを案内します。
さとる会計は、疑われないためだけにやるんじゃないんだ。ちゃんと記録してあると、担当している人自身を守ることにもなるんだよ。
こんなときに
- お金の出入りが、担当者の頭とレシートの束の中にしかない
- 会計担当を引き継ぐことになった
- 総会で会計報告をする必要がある
- 会費や寄付が増えてきて、管理が不安になってきた
なぜやるの？
会費や寄付は、メンバーや地域の人からの信頼の形です。どう使われたかがわかると、安心してお金を出してもらえます。
記録がないと、お金が足りないのか余っているのか判断できず、間違いが起きたときにも原因がわかりません。また、記録がきちんとしていれば、会計担当の人が疑われたり、一人で抱えこんだりすることを防げます。
始める前に
用意するもの
- 収支管理表（スプレッドシートか、出納帳のノート）
- 領収書やレシートを貼る台紙やファイル
- 団体の口座（まだなら団体口座を作る）
決めておくこと
- 会計年度（例：4月1日から翌年3月31日まで）
- 会計担当と、確認する人（監査）
- いくら以上の支出は、事前に相談するか
実際にやってみる
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収支管理表の列を決める
お金が動くたびに、1行ずつ記録します。
日付 内容 費目 収入 支出 残高 証拠 4/10 年会費（5人分） 会費 5,000 5,000 名簿 4/15 チラシ印刷 印刷費 1,200 3,800 領収書1 費目は、予算と同じ分け方にしておくと、あとで比べやすくなります。
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領収書に番号を付けて保管する
領収書やレシートに番号を付け、表の「証拠」の列に同じ番号を書きます。台紙に貼るか、写真を撮って共有フォルダに保存します。領収書がもらえない支出は、日付・金額・内容・支払った人を書いたメモを残します。
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立て替えのルールを決める
メンバーが立て替えた場合は、領収書と引き換えに精算します。精算は月に1回など、まとめて行うと手間が減ります。
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現金はなるべく口座に入れる
手元の現金が多いと、なくしたり、数が合わなくなったりしやすくなります。受け取ったお金はなるべく早く口座に入れ、支払いも口座からにします。現金を扱う場合は、必ず2人で数えます。
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毎月、残高を合わせる
月に1回、表の残高と、通帳や手元の現金が合っているかを確かめます。合わないときは、その月のうちに原因を探します。
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年度の終わりにまとめて報告する
年度の終わりに、費目ごとの合計を出して会計報告を作ります。監査の人に、表と領収書と通帳を見てもらい、確認したことを書いてもらいます。総会でメンバーに報告します。
ポイント
- 会計の記録は、お金を出してくれた人への説明であり、担当者を守るものでもある
- お金が動くたびに、日付・内容・費目・金額・証拠を記録する
- 領収書に番号を付け、表と結びつけて保管する
- 毎月残高を合わせ、年度末に監査を受けて報告する