AIで文章づくりを手伝ってもらう
お知らせ、SNSの投稿、お礼状、助成金の申請書など、活動で必要な文章の下書きをAIに手伝ってもらいます。伝え方のコツ、確認すること、使わないほうがいい場面を案内します。
さとる白い画面を前に30分固まるより、AIに下書きを出してもらって、それを自分たちの言葉に直すほうが早いことは多いんだ。
こんなときに
- お知らせやSNSの文章を考えるのに、毎回時間がかかる
- お礼状や依頼文の、かしこまった書き方がわからない
- 申請書の文章を、決められた文字数にまとめたい
- 文章が得意な一人に、書く仕事が集中している
なぜやるの？
活動では、たくさんの文章を書きます。お知らせ、投稿、お礼、依頼、報告、申請。ひとつひとつに時間がかかり、文章が得意な人に仕事が集まりがちです。
AIに下書きを手伝ってもらうと、最初の一歩が軽くなります。文章が苦手な人でも、書く仕事を分担しやすくなります。
ただし、AIは団体のことを知りません。事実と違うことを、もっともらしく書くこともあります。中身を決めるのは人で、AIは書き方を手伝う道具だと考えましょう。
始める前に
用意するもの
- 生成AIのサービス（団体として使ってよいものを決めておく）
- 伝えたい事実のメモ（日時、場所、内容、対象など）
実際にやってみる
-
事実を箇条書きで用意する
AIに渡す前に、伝えたい事実を自分で書き出します。ここが間違っていると、どんなに上手な文章でも意味がありません。
-
お願いの文章に、4つを入れる
AIへのお願いには、次の4つを入れると、ほしい文章に近づきます。
入れること 例 誰が書く文章か 地域の子育て支援の団体として 誰に向けた文章か 小学生の子どもがいる保護者に向けて 何のための文章か 夏休みの工作教室への参加を呼びかけたい 形と長さ Instagramの投稿。200字くらい。やわらかい言葉で -
事実をそのまま渡す
用意した箇条書きを貼り付け、「この情報だけを使って書いてください。書かれていないことは足さないでください」と添えます。
-
事実を確認する
できた下書きの日時、場所、金額、申込方法が、自分たちのメモと合っているかを必ず確認します。AIが勝手に足した説明や、約束していない内容（「必ず〜できます」など）がないかも見ます。
-
自分たちの言葉に直す
最後に、団体の雰囲気や、実際の活動の様子に合わせて直します。決まった言い回しばかりの文章より、メンバーの言葉が少し入っているほうが、気持ちが伝わります。
AIに任せないほうがいい場面
- おわびの文章など、気持ちを直接伝えるべき場面
- 相談に来た人への返信など、個人の事情が関わる文章
- 法律や制度について説明する文章（確かめられないまま使わない）
慣れてきたら
うまくいったお願いの文章は、団体の共有フォルダに保存しておきます。次からは、事実を差し替えるだけで、誰でも同じ質の下書きを作れるようになります。
ポイント
- AIは、文章の最初の一歩を軽くする道具。中身を決めるのは人
- 事実は自分で書き出し、「書かれていないことは足さない」と伝える
- 日時・金額・申込方法と、約束していない内容がないかを必ず確認する
- 個人が特定される情報は入力しない