イベントの申込をオンライン化する
電話や紙で受けていたイベントの申込を、Googleフォームで受け付けられるようにします。フォームの項目の決め方、確認メール、締め切り、名簿への反映までを順番に案内します。
さとる申込を電話で受けると、担当の人のスマホがずっと鳴りっぱなしになるんだよね。フォームにすると、受付の仕事がぐっと軽くなるよ。
こんなときに
- 申込を電話やメールで受けていて、担当の人が大変
- 誰が申し込んだのか、紙のメモがあちこちに散らばっている
- 定員や締め切りの管理に、毎回手間がかかっている
- 夜や休日にも申し込めるようにしたい
なぜやるの？
申込の受付は、イベントの中でも一人に集中しやすい仕事です。電話を受ける、名前を書き写す、人数を数える。どれも小さな作業ですが、積み重なると担当の人の時間を大きく使います。
フォームにすると、申込は自動で一覧表にたまります。担当者が交代しても、表を見ればすぐに状況がわかります。申し込む側も、好きな時間に申し込めるようになります。
ただし、スマホやインターネットが苦手な人もいます。フォームだけにせず、電話や窓口での受付も残しておくと、参加しやすさを守れます。
始める前に
用意するもの
- 団体で使っているGoogleアカウント（個人のアカウントではなく、団体用があると引き継ぎが楽です。団体用Googleアカウントを作る）
- イベントの概要（日時、場所、定員、参加費、締め切り）
先に決めておくこと
- 申込で本当に必要な情報は何か（あとで使わない情報は聞かない）
- 申込の一覧を見られるのは誰か
- 定員を超えたときにどうするか（先着順、抽選、キャンセル待ち）
実際にやってみる
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聞く項目を決める
まずは紙に書き出します。多くのイベントでは、次の項目で足ります。
項目 必須にする？ メモ お名前 必須 ふりがなは必要なときだけ 連絡先（メールか電話） 必須 当日の連絡に使う 参加人数 必須 家族で来る場合があるとき 知ったきっかけ 任意 次の広報に役立つ ひとこと・質問 任意 アレルギーや配慮してほしいことも -
Googleフォームをつくる
団体のGoogleアカウントでGoogleフォームを開き、新しいフォームをつくります。タイトルにはイベント名を、説明文には日時・場所・参加費・締め切り・問い合わせ先を書きます。
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回答を表（スプレッドシート）につなぐ
「回答」タブから、回答をGoogleスプレッドシートに保存する設定をします。申込があるたびに、表に1行ずつ増えていきます。この表が、そのまま参加者名簿の元になります。
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確認の連絡を自動で送る
設定でメールアドレスを集めるようにすると、申し込んだ人に回答のコピーを送れます。「申し込めたかな？」という不安と、問い合わせの電話が減ります。文面を細かく変えたいときは、別の仕組みが必要になるので、最初は標準の機能で十分です。
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締め切りと定員を設定する
締め切りの日時や回答の数で、受付を自動で止める設定ができます。手で止める場合は、締め切り日に誰が止めるかを決めておきます。
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自分たちで試しに申し込む
公開する前に、メンバー2〜3人でスマホから申し込んでみます。表に正しく入るか、確認メールが届くか、わかりにくい質問がないかを確かめます。試しの回答は、公開前に消しておきます。
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申込の入口を知らせる
フォームのURLを、チラシ（QRコード）、SNS、メールで知らせます。電話での受付も残す場合は、電話で受けた分も同じ表に入力するルールにすると、一覧が1つにまとまります。
うまくいかないときは
- 申込が少ない：フォームのせいとは限りません。告知が届いているか、SNSで活動を伝えるも見直してみてください
- 同じ人が2回申し込んでいる：表で名前と連絡先が同じ行を探し、確認の連絡をしてから片方を消します
- フォームの質問が長すぎる：申込の途中でやめる人が増えます。「あとで聞けばいいこと」は当日のアンケートに回しましょう
ポイント
- 申込をフォームにすると、受付の仕事が一人に集中しにくくなり、担当の交代もしやすくなる
- 聞く項目は最小限にし、一覧表を見られる人を限る
- 回答は表にたまるので、そのまま参加者名簿として使える
- フォームが苦手な人のために、電話や窓口の受付も残しておく