団体口座を作る
代表者の個人口座ではなく、団体の名前の口座を作ります。任意団体で口座を作るときに必要になりやすい書類、口座名義の決め方、通帳と印鑑の管理を案内します。
さとる会費を代表の個人口座で預かっていると、代表が引っ越したり、急に連絡が取れなくなったりしたとき、誰もお金に手を付けられなくなるんだ。
こんなときに
- 会費や参加費を、代表者や会計担当の個人口座で預かっている
- 助成金を受け取ることになり、団体名義の口座が必要になった
- 個人のお金と団体のお金が混ざっていて、管理が難しい
- 会計担当が交代するたびに、お金の移し替えが発生している
なぜやるの？
団体のお金を個人の口座で預かると、個人のお金と団体のお金が混ざってしまいます。担当の人に悪気がなくても、あとから説明するのが難しくなります。
団体の名前の口座があれば、お金の出入りが通帳にそのまま残り、会計の記録もつけやすくなります。助成金の受け取りや、行政・企業との取引でも、団体名義の口座を求められることがよくあります。
始める前に
知っておくこと
法人格のない任意団体も、条件を満たせば団体名義の口座を作れることが多いです。ただし、必要な書類や手続きは、金融機関によって違います。必ず、作りたい金融機関の窓口かホームページで確認してください。
よく求められる書類
- 団体の規約や会則（代表者の決め方などが書かれたもの）
- 代表者を選んだことがわかる、総会などの議事録
- 代表者と、手続きに行く人の本人確認書類
- 活動の内容がわかる資料（活動報告やチラシなど）
- 会員の名簿や、収支の状況がわかる資料を求められることもあります
実際にやってみる
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金融機関を選ぶ
団体の活動場所の近くにある金融機関や、手数料、ネットで残高を確認できるかなどを比べて選びます。地域の信用金庫や、ゆうちょ銀行を使う団体も多くあります。
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必要な書類を確認する
選んだ金融機関で、任意団体（「人格のない社団」と書かれることもあります）の口座開設に必要なものを確認します。わからないときは、窓口に電話で聞くのが確実です。
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会則と議事録をそろえる
会則がない場合は、先に作ります（会則を作る）。会則には、団体の名前、目的、代表者の決め方、会計のことが書かれているか確認します。代表者を決めた会議の議事録も用意します。
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口座の名義を決める
多くの場合「団体名＋代表者の肩書と名前」（例：○○の会 代表 山田花子）の形になります。代表が交代したら、名義の変更手続きが必要になることを覚えておきます。
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窓口で手続きする
書類をそろえて、窓口で手続きします。審査に時間がかかることもあるので、助成金の振込などの期限がある場合は、早めに動きます。
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通帳と印鑑の管理を決める
通帳と届出印は、別々の人が保管するのが基本です。1人で通帳も印鑑も持っていると、確認する仕組みが働かなくなります。誰が何を持っているかは、引き継ぎのメモに書いておきます。
ポイント
- 団体のお金は、団体名義の口座で管理し、個人のお金と分ける
- 必要な書類は金融機関によって違うので、必ず事前に確認する
- 会則と、代表者を選んだ議事録を用意しておく
- 通帳と届出印は、別々の人が保管する